Règlement intérieur

Article 1er - Mise en place du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur a pour objet d'arrêter les règles d'organisation et de fonctionnement de l'association, non prévues dans les statuts de cette dernière. Le règlement est affiché dans les locaux de l'association.

Article 2 - Modification du règlement intérieur
Les nouveaux articles sont proposés par un ou plusieurs membres du conseil d'administration ou du quart des adhérents de l'association et ajoutés au présent règlement sur approbation du bureau. La modification ou la suppression d'un article se fait sur proposition du bureau ou du quart des adhérents de l'association et sur approbation du conseil d'administration.

Article 3 - Adhésion
Le conseil d'administration statue sur la qualité de membre d'honneur. Le bureau examine les demandes d'adhésion des membres actifs ou bienfaiteurs et notifie son acceptation à l'intéressé. Son adhésion prend effet à la date de notification mais elle n'est validée qu'au règlement de la cotisation. Les nouveaux adhérents sont enregistrés par le trésorier ou son remplaçant. Les nouveaux membres de l'association reçoivent copie des statuts et du règlement intérieur. Il est délivré une carte d'adhérent.

Article 4 - Cotisations
Le montant des cotisations est fixé, sur proposition du conseil d'administration nouvellement élu, par l'assemblée générale ordinaire annuelle. Il existe 3 catégories de cotisations :
- pour les personnes seules,
- pour les couples participant conjointement aux activités de l'association,
- pour les étudiants et chômeurs.
Les cotisations sont dues à compter du 1er octobre et valables jusqu'au 30 septembre de l'année suivante. À l'issue du délai de trois mois prévu par l'article cinq des statuts, le bureau adressera un rappel pour cotisation impayée. En l'absence de réponse, la radiation sera prononcée par le conseil d'administration et l'intéressé en sera informé. Les membres du personnel des Archives offrant ou ayant offert des prestations à l'association sont exonérés du paiement de la cotisation.

Article 5 - Tenue
Tout adhérent doit avoir une tenue correcte dans les locaux de l'association. Il est interdit de fumer dans les locaux de l'association.

Article 6 - Radiation d'un membre de l'association
La procédure de radiation d'un membre de l'association est engagée à la demande motivée de dix adhérents au moins ou de cinq membres du conseil d'administration. La radiation est prononcée par délibération du conseil d'administration à la majorité simple. L'intéressé sera invité, par lettre recommandée, à se présenter devant le conseil d'administration pour fournir des explications sur les raisons ayant entraîné le déclenchement de la procédure. L'audition de l'intéressé fera l'objet d'un procès verbal. Le résultat de la délibération du conseil d'administration sera adressé par lettre recommandée avec accusé de réception à l'intéressé. La décision prend effet au jour de la notification.

Article 7 - Définition des motifs graves (Article 7 des statuts)
Les motifs graves sont :
- les infractions aux présents statuts et au règlement intérieur,
- la détérioration ou le vol de documents d'archives, ou leur tentative.

Article 8 - Bulletin
L'association édite un bulletin intitulé " Lettre des Amis ". La rédaction de celle-ci est confiée à une équipe désignée chaque année par le conseil d'administration. Les modalités de fonctionnement de cette équipe sont définies par délibération du bureau.

Article 9 - Publications
L'association se propose de publier les travaux écrits de ses adhérents. Pourront être édités :
- a) les ouvrages dont la matière est un sujet historique se rapportant à la Haute-Garonne ou à une zone régionale incluant la Haute-Garonne,
- b) les ouvrages qui apportent une aide aux amis dans leurs recherches historiques ou généalogiques,
- c) Les ouvrages d'intérêt général s'appuyant sur des fonds archivistiques conservés en Haute-Garonne.
Pour chaque projet éditorial, le bureau désigne un comité de lecture dont les membres (au moins deux) sont choisis pour leur compétence et n'en font pas partie. Le comité de lecture évalue la qualité des travaux et donne son avis au bureau.
Les conditions d'engagement financier de l'édition sont étudiées et contractualisées par le bureau et entérinées par délibération du conseil d'administration.
Aucune publication ne peut être imprimée avant qu'une convention écrite n'ait été établie entre l'auteur et l'association représentée par son président.

Article 10 - Mandat pour l'assemblée générale
Le nombre de mandats est limité à deux par membre actif ou bienfaiteur présent. Le mandat délivré portera, outre la date et la signature du mandant, la mention manuscrite " bon pour pouvoir ".

Article 11 - Candidatures au conseil d'administration
Les candidats ou les équipes postulantes au conseil d'administration présentent à l'assemblée générale statutaire les projets d'activités de l'association pour l'année à venir. Les candidats ou les équipes postulantes pourront obtenir copie des comptes de l'association huit jours ouvrables avant le jour de l'élection.
Les candidatures individuelles sont recevables. Les candidatures au conseil d'administration, individuelles ou en équipe, sont déposées au siège social de l'association au plus tard une semaine avant la date retenue pour la tenue de l'assemblée générale.
Les candidats doivent être membre de l'association depuis au moins un an.

Article 12 - Procès-verbal des séances du bureau et du conseil d'administration
Il est tenu un registre des procès verbaux des délibérations du bureau et du conseil d'administration. Chaque instance approuve, pour ce qui la concerne, ce procès verbal à l'ouverture de sa séance suivante.

Article 13 - Signatures sur les comptes bancaires
Sont investis de la signature sur le(s) compte(s) bancaire(s) le président, le trésorier et le trésorier adjoint. Le changement des signatures devra intervenir dans le mois suivant l'élection du nouveau bureau.

Article 14 - Convention
L'association est liée au Conseil général de la Haute-Garonne par une convention par laquelle il s'engage à lui fournir des locaux dans l'enceinte des Archives départementales, à les chauffer et les éclairer, à prendre en charge les frais de photocopie, de téléphone et d'affranchissement. À ce titre, l'association entretient un lien privilégié avec les Archives départementales de la Haute-Garonne.

Article 15 - Clés du local
L'attribution des clés du local de l'association fera l'objet d'une délibération du conseil d'administration. Une copie du procès verbal de la délibération sera adressée au directeur des Archives départementales de la Haute-Garonne.

Article 16 - Cas particuliers
Toute situation non-développée dans le présent règlement peut être réglée par un ou plusieurs membres du conseil d'administration de l'association. Une décision temporaire, dans le domaine des affaires courantes, peut être prise par l'un des membres du bureau. Cette décision devra être entérinée à la majorité par l'ensemble du bureau lors de sa réunion suivante.

Article 17 - Nullité des procédures
Toute action entreprise n'ayant pas suivi les procédures énoncées dans le présent règlement est déclarée nulle et non avenue.

Toulouse, le 4 juin 2004.
Texte approuvé par le bureau ; Toulouse le 3 juin 2004.

Statuts

Article 1er : Composition de l'association
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour nom : "Les Amis des Archives de la Haute-Garonne".

Article 2 : Buts
Cette association se propose :
- de faciliter à ses membres la consultation, la lecture et l'utilisation des documents, notamment par des séances de paléographie et d'initiation à la recherche,
- de travailler à la sauvegarde et à la mise en valeur des documents de toute nature relatifs à l'histoire des pays d'Oc et, en particulier, des archives communales, privées, familiales, industrielles ou commerciales pour éviter leur abandon, leur dégradation, leur destruction ou leur exportation à l'étranger,
- d'aider à l'acquisition et au classement de documents d'archives,
- de favoriser l'action des sociétés culturelles locales, en particulier dans le domaine de la recherche historique et de la défense du patrimoine.

Article 3 : Durée et siège social
La durée de l'association est illimitée. Son siège social est fixé aux Archives départementales de la Haute-Garonne, 11-14 boulevard Griffoul-Dorval, 31400 Toulouse ou, sur simple décision du conseil d'administration, partout ailleurs dans le département de la Haute-Garonne.

Article 4 : Moyens d'action
Les moyens d'action de l'association sont : des conférences, des cours, des réunions, des expositions, l'utilisation des moyens audiovisuels d'information, un bulletin, des publications ainsi que toute forme d'action culturelle.

Article 5 : Composition
L'association se compose de :
- membres actifs, personnes réglant leur cotisation dans un délai de trois mois suivant le début des activités annuelles,
- membres bienfaiteurs, personnes versant annuellement une somme au moins trois fois supérieure (cotisation comprise) au montant de la cotisation normale,
- membres d'honneur, personnes ayant tout particulièrement contribué à l'enrichissement du patrimoine historique départemental, selon les modalités précisées dans le règlement intérieur ; ils sont dispensés de cotisation.

Article 6 : Acquisition de la qualité de membre
Pour être membre actif ou bienfaiteur, il convient d'en faire la demande au bureau de l'association qui l'examine conformément au règlement intérieur et de s'engager à payer la cotisation fixée selon les modalités prévues par le règlement intérieur. La qualité de membre actif ou bienfaiteur s'acquiert dès l'approbation de la demande d'adhésion par le bureau. Chaque adhérent l'est à titre personnel et ne peut user de son activité au sein de l'association à des fins personnelles, politiques, commerciales ou publicitaires.

Article 7 : Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd :
- par la démission,
- par le décès,
- par la radiation prononcée par le conseil d'administration pour non paiement de la cotisation ou pour motif grave, selon la procédure énoncée par le règlement intérieur.

Article 8 : Assemblée générale ordinaire
L'assemblée générale ordinaire de l'association comprend l'ensemble des membres. Elle se réunit une fois par an, au mois d'octobre, sur convocation du conseil d'administration qui en notifie l'ordre du jour par la même occasion. Le président, assisté des membres du conseil d'administration, préside l'assemblée. Le secrétaire expose la situation morale de l'association et la soumet au vote de l'assemblée. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan au vote de l'assemblée. Il est ensuite procédé au renouvellement du conseil d'administration. Tout membre actif ou bienfaiteur pourra donner mandat à un autre membre actif ou bienfaiteur pour le représenter avec pouvoir de vote. Les modalités de délégation de mandat sont définies par le règlement intérieur. Le quorum est fixé au quart des membres actifs et bienfaiteurs. Les décisions sont prises à la majorité des votants. La date de l'assemblée générale statutaire marque le début des activités annuelles.

Article 9 : Assemblée générale extraordinaire
Sur demande du conseil d'administration ou sur demande d'au moins un quart des membres de l'association, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire suivant les modalités prévues à l'article huit des présents statuts. Le tiers des membres actifs et bienfaiteurs doit être présent ou représenté pour que l'assemblée générale extraordinaire soit réputée délibérative. Les décisions doivent être prises à la majorité absolue des votants.

Article 10 : Conseil d'administration
L'association est dirigée par un conseil d'administration de onze membres au moins et de quinze membres au plus, élus pour un an par l'assemblée générale et rééligibles. En cas de démission de plus de quatre membres du conseil d'administration hors bureau, une assemblée générale extraordinaire est convoquée par le bureau, dans un délai de trois semaines, afin de renouveler l'intégralité du conseil d'administration ; son mandat échoit à la date de l'assemblée générale ordinaire suivante. Le président du Conseil général ou son représentant siège de droit au conseil d'administration avec voix consultative. Le directeur des Archives départementales ou son représentant siège de droit au conseil d'administration avec voix consultative. Le conseil d'administration se réunit au moins deux fois par an sur convocation du président ou à la demande du quart des administrateurs. Le conseil d'administration définit et propose aux assemblées générales les grandes lignes des activités et projets de l'association. Il veille et participe à la mise en application de ses propositions. Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Article 11 : Bureau
Le conseil d'administration élit parmi ses membres un bureau composé de :
- un président,
- deux vice-présidents,
- un secrétaire,
- un secrétaire adjoint,
- un trésorier,
- un trésorier adjoint.
Le bureau de l'association gère les affaires courantes liées à son fonctionnement et à ses activités. Il pourra s'adjoindre temporairement un ou plusieurs conseillers techniques dont le concours, à titre consultatif, lui paraîtrait utile. Le directeur des Archives départementales ou son représentant participe de droit au bureau de l'association avec voix consultative.

Article 12 : Président
Les dépenses sont ordonnancées par le président. Il représente l'association en justice et dans tous les actes de la vie civile.

Article 13 : Ressources
Les ressources de l'association se composent :
- des cotisations versées par les membres actifs et bienfaiteurs,
- des subventions accordées par les collectivités locales, l'État ou les structures européennes et les établissements publics,
- des résultats des ventes de produits ou de fourniture de services réalisées par l'association,
- de toute autre ressource autorisée par les textes législatifs et réglementaires.

Article 14 : Règlement intérieur
Un règlement intérieur fixe les points non prévus par les statuts. Il est modifiable selon les modalités indiquées dans ce dernier.

Article 15 : Modification des statuts
La modification des statuts se fait sur proposition du conseil d'administration ou du quart au moins des membres de l'association, les modifications devant être soumises à une assemblée générale extraordinaire et approuvées à la majorité absolue des votants.

Article 16 : Dissolution de l'association
La dissolution de l'association ne peut être prononcée que par une assemblée générale extraordinaire réunie à cet effet, à la majorité absolue des présents. En cas de dissolution, l'assemblée générale extraordinaire nomme un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l'association. L'actif est dévolu à un ou plusieurs établissements analogues dans leurs buts, publics ou reconnus d'utilité publique, conformément à l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901. Ses archives sont remises aux Archives départementales de la Haute-Garonne.

Toulouse, le 27 mars 2004.